Kriisit ovat kokonaisuuksia ja sen vuoksi niihin kannattaa varautuakin kokonaisuutena. Pelkkä kriisiviestintäsuunnitelma tai riskikartoitus ei riitä kattamaan kriisitilanteen hoitamiseen liittyviä tarpeita.
 
Kriisisuunnitelma on aina organisaation näköinen eikä ole olemassa oikeaa tai väärää suunnitelmaa. On vain toimivia ja ei-toimivia suunnitelmia. Tärkeintä on, että suunnitelma tehdään ja että se tehdään organisaation omien tarpeiden pohjalta.
 
Suunnittelutyötä kannattaa lähestyä käytännöllisesti. Ensin pitää hahmottaa mikä suunnitelman tavoite on. Jos kriisinaikaisen toiminnan tavoite on estää syntymässä oleva kriisi tai päästä eroon jo eskaloituneesta kriisistä, niin suunnitelman tavoite tulisi olla sama.
 
Johtaminen ja viestintä suunnitelman selkärangaksi

Johtaminen ja viestintä ovat vahvasti läsnä jokaisessa kriisissä. Sen vuoksi niihin kannattaa panostaa suunnitelman rakentamisessa. Suunnitelman pitää tukea johtamista, selkeyttää toimintaa ja auttaa viestintää toimimaan mahdollisimman hyvin osana toimintaa.
 
Suunnitelman pitää olla työkalu varautumisessa, tilanteen aikana ja tilanteen jälkeen

Kriisisuunnitelman pitäisi olla käyttökelpoinen työkalu helpottamaan organisaation varautumista. Suunnitelman perusteella pitäisi uuden työntekijän päästä nopeasti kartalle siitä, miten organisaatio toimii kriisissä ja mikä on kenenkin rooli.

Tilanteen aikana suunnitelman pitäisi tarjota työkalut kriisitoimiin osallistuvalle helpottamaan paineen alla tehtäviä suorituksia.

Tilanteen jälkeen suunnitelman pitäisi tarjota yksinkertaisia ohjeita siitä, miten toiminta saadaan palautettua normaaliksi ja mitä asioita pitää vielä huomioida vaikka kriisi onkin jo ohi.
 
Miksi Gestionin kriisisuunnitelma?

Olen johtanut poliisin operatiivista toimintaa sekä viestintää. Tilanteet olivat yleensä nopeita ja niissä piti tehdä mahdollisimman yksinkertaisia ratkaisuja johtamisen ja viestinnän yhteensovittamiseksi. Vuodet ja lukuisat hankalat operaatiot opettivat hyviä toimintamalleja, joilla toiminta pysyy hyvin hanskassa.

Miten Gestionin kriisisuunnitelma tehdään?

Jokainen Gestionin laatima suunnitelma on yksilöllinen. Gestionin suunnitelmissa lähdetään organisaation tarpeista ja kriisitoiminnan tavoitteista. Jokaisessa suunnitelmassa keskitytään kriisin tärkeimpiin elementteihin eli johtamiseen ja viestintään. Kumpikaan näistä ei yksinään auta organisaatiota ulos kriisistä vaan ne täytyy hioa yhteen suunnittelulla ja harjoittelulla.

Gestion tutustuu organisaation olemassa oleviin suunnitelmiin, ehdottaa asiakkaalle tarvittavia muutoksia ja laatii uudet suunnitelmat yhdessä sovittujen periaatteiden pohjalta. Organisaatio saa vähällä vaivalla ja muutamalla tapaamisella kattavat suunnitelmat, jotka mahdollistavat menestyksekkään toiminnan kriisissä kuin kriisissä.

Suunnitelman testaaminen

Kriisisuunnitelma on vain paperia niin kauan kuin se testataan käytännössä. Suunnitelma kannattaa testata harjoituksessa. Vasta sitten tietää onko se toimiva vai pitääkö sitä tai toimintaa säätää. Suunnitelma ei ole varsinaisesti koskaan täysin valmis vaan se elää organisaation toiminnan mukana.

When crisis hits, the crisis team (CMT) is in a difficult spot. The hardest part is not usually how to communicate about the situation. Hardest part is usually how to fix the issue which caused the crisis, who makes the decisions, how to continue after the crisis, how to pick the line of communication from different options and who is going to be the talking head.
 
Crisis communication is a part of crisis management, but certainly not the only part and usually not even the hardest part. Crisis management is hard. Supporting the crisis manager is hard. Cooperation among the crisis team is hard. Defining the goal and separating the relevant from the irrelevant is hard.

This is why one should train for crises. And train also management with the communication. Crisis management is not just abstract talk about resilience. It is organizing, delegation, seeing the situational picture and finding the relevant information.

Effective crisis management is based on simple rules which are easy to practice. The manager doesn’t succeed alone. An effective CMT is needed. The manager has to know how to lead the CMT and the CMT needs to know how they can help the manager and to get out of the crisis with minimal damage.

Kun kriisi iskee organisaatioon, johtoryhmä tai kriisiryhmä on vaikeassa paikassa. Vaikein asia ei kuitenkaan yleensä ole se mitä asiasta pitäisi viestiä vaan se, miten kriisin aiheuttanut asia korjataan, kuka tekee päätökset mistäkin asiasta, miten toimintaa jatketaan kriisin jälkeen, miten valitaan viestinnällinen linja kaikista eri vaihtoehdoista ja kenestä tehdään organisaation puhuva pää.

Kriisiviestintä on yksi osa kriisinhallintaa, mutta ei suinkaan ainoa eikä usein edes se vaikein juttu. Johtaminen puolestaan on vaikeaa. Johtajan tukeminen tiukassa paikassa on myös vaikeaa. Johtoryhmän tai kriisiryhmän yhteistyöskentely kriisin keskellä on vaikeaa. Tavoitteen määrittely ja olennaisen erottaminen epäoleellisesta on vaikeaa.

Siksi kriisiä varten kannattaa harjoitella. Ja harjoittelussa kannattaa kriisiviestinnän lisäksi aina harjoitella johtamista. Kriisijohtaminen ei ole ylätason maalailua ja resilienssistä puhumista vaan kriisijohtaminen on käytännön asioiden määrittelyä, organisointia, delegoimista, tilannekuvan hahmottamista ja oleellisen löytämistä.

Tehokas kriisijohtaminen perustuu yksinkertaisiin perusperiaatteisiin, joiden harjoittelu on helppoa. Johtaja ei kuitenkaan yksin saa organisaatiota ulos kriisistä vaan hän tarvitsee tehokkaan ryhmän ympärilleen. Johtajan pitää tietää miten hänen tulee ryhmäänsä johtaa. Ryhmän pitää puolestaan tietää miten he voivat omalla toiminnallaan auttaa johtajaa ja siten suoriutua kriisistä mahdollisimman vähin vaurioin.