Kriisivarautuminen voi vaikuttaa hankalalta aloittaa tai se voi jäädä helposti kesken. Varautumisesta ei kannata tehdä liian monimutkaista, koska se ei ole sitä. Kaikkiin skenaarioihin ei tarvitse varautua. Riittää kun laittaa viisi perusasiaa kuntoon.

Oma osaaminen – kriiseistä selvitään riittävän osaavien henkilöiden yhteistyöllä. Jokaisella pitää olla oman vastuualueensa kriisiosaamista. Erityisesti kriisijohtajien ja kriisiviestijöiden pitää osata hommansa. Kriisiosaamista voi kerryttää Gestionin verkkokursseilla, luennoilla tai harjoituksilla.

Kriisiorganisaatio – kriisitilannetta hoitava kokoonpano pitää miettiä hyvissä ajoin ennen kriisiä. Kuka johtaa, kuka viestii, kuka puolestaan kerää ja jakaa tilannekuvaa. Kun kaikki tietävät oman roolinsa kriisin aikana, on tehtäviin helpompi varautua omatoimisestikin. Kriisiharjoituksessa roolit saadaan liitettyä toisiinsa ja menestymisen mahdollisuudet kriisitilanteissa kasvavat huomattavasti.

Kriisijohtaminen – kriisijohtaja on kriisivarautumisen tärkein henkilö. Hänen johdollaan kriisit vältetään tai alkaneet kriisit hoidetaan. Kriisijohtaminen on kriisitilanteen tärkein toiminto. Kriisijohtamista voi harjoitella helposti yrityksen yhteisen kriisiharjoittelun osana tai itsenäisenä osiona. Kriisijohtajan pitää osata muuttaa johtamistyyliään normaaliajan johtamisesta. Jo muutamilla yksinkertaisilla muutoksilla johtamistyylin muutos onnistuu helposti.

Kriisiviestintä – viestintä on kriisin näkyvin osa. Siinä on helpoin mokata ja siksi siihen pitää panostaa. Viestinnässä onnistuminen on ehkä tärkein asia kriisin aikana. Kriisi pitää saada viestinnällisin keinoin oikeisiin mittasuhteisiin. Kerrotaan mitä on tapahtunut, miten asia vaikuttaa eri tahoihin ja miten asia aiotaan korjata.

Tilannekuva – kriisistä selvitään tekemällä hyviä päätöksiä. Niitä ei voi tehdä, jos tilannekuva on puutteellinen. Tilannekuvaa on helppo kerätä yhteiselle alustalle, josta tieto on kaikkien toimintaan osallistuvien saatavilla. Pääasia on, että sopiva alusta rakennetaan jo normaaliaikana ja sen käyttöä harjoitellaan.

​Viime aikojen uutisointia ovat värittäneet tapaukset, joista nousee väistämättä mieleen kysymys: Onko päätöksentekohetkellä mietitty lainkaan, miltä päätös näyttää julkisuudessa ja mitä se aiheuttaa viestinnällisesti? 

Moni päätös olisi todennäköisesti ollut hyvin erilainen, jos olisi osattu arvioida miten päätöstä käsitellään myöhemmin julkisuudessa. 

Kun päätöstä tehdään, pitäisi perusteita ja sanamuotoja miettiä viestinnällisesti. Pelkkä juridinen tai edes moraalinen harkinta ei riitä. Viestinnällisen harkinnan taito on joko johtajalla itsellään tai viestinnän ammattilaisella, jonka mielipidettä aidosti kuunnellaan.

Miten viestinnällistä harkintaa sitten tehdään? Tässä muutama vinkki.

Kuvittele millaisia kysymyksiä toimittajille nousee tiedotteesta? Onko meillä hyviä vastauksia?

Millaiseen poliittiseen tai historialliseen kontekstiin päätös liittyy? Mihin asiaan päätös saatetaan liittää tai mihin sitä verrataan?

Näytä päätös jollekin, joka ei tiedä asiasta mitään ja kykenee siksi muodostamaan käsityksensä puhtaalta pöydältä. Pyydä kommentteja.

Älä luota päätöksen olevan oikea, koska tarkoituksesi on hyvä. Sinulla saattaa olla laput silmillä eikä harkintasi ole enää synkassa viestinnällisten tosiasioiden kanssa.

Viestinnällisellä harkinnalla varmistetaan, ettei hyvän päätöksen tarkoitus romutu sen vuoksi, että jokin viestinnällinen seikka on jätetty huomioimatta. Viestinnällinen harkinta paljastaa usein myös päätöksen tai sen perusteluiden heikkoudet.

If You are a person living outside of Finland, You might wonder how it is in Finland now. Is it still a country where You could bring Your family and start a life? Or is it still a country where Your business can operate safely? This is a short read for You.

Finland is a safe country. We have a long tradition in domestic security cooperation with different law enforcement agencies, armed forces, NGO's and private sector partners. Mutual training for large scale emergencies, environmental disasters, major cyber incidents and military threats is frequent and efficient.

The will to defend Finland is high among the Finnish people. The war in Ukraine prompted many to join reservist groups. Almost all the Finnish men and increasingly more women have done their military service and are reservists after their active duty.

I use to work for the law enforcement and I was convinced of the quality of the Finnish security sector and the criminal justice system. Only major problem is the funding of these services, but I am hopeful funding will be corrected.

Finland is a country with a long border with Russia. That has always been an issue in Finland. We have expected something to happen and we have prepared for it the whole time since the birth of Finland. 

Finland is safe and we are prepared. After the meeting of our president Sauli Niinistö and president Joe Biden, we are even more prepared. 

Petri Launiainen
​Gestion Communications

​War against Ukraine affects the security environment in Finland and future is difficult to predict. This is a list of five different scenarios companies should prepare for.

1. Sense of security gets lower
 
Sense of security doesn’t always relate with the actual security situation. People have irrational fears which still affect their behavior.
 
Now the actual security situation has changed, and it can have real consequences. It can influence behavior and movement of customers. It can also influence investments.
 
Sense of security can be strengthened by frank talk. Companies should increase the communication with the personnel and stakeholders.

2. Internal security phenomenon

Threat of a military conflict combined with economic problems can change interna security situation. Non-wanted phenomenon can gain ground and influence companies. Property crime, more ostracized people, more drug use and other crime affecting street security can have negative influence on business.

3. Refugees, migration

Military conflicts, war, and economic problems cause people to leave their countries. These are people leaving on their own, but also people forced to leave by the state. They can be unwanted workers or asylum seekers.

Finnish legislation is changed as we speak, but legislation itself is unable to stop people coming across the border. If large groups of people come to Finland, it has an effect on many things.

4. Finland’s self defense
 
If the security situation gets worse, some of the Finnish personnel may be needed in the military. Companies should check how many staff members have to join the military if needed.

5. Situational picture more important than ever
 
Situational picture must be formed intensively, including official communications. Situational picture must be at every key personnel’s disposal.

Petri Launiainen
Gestion Communications

Just as we are getting out of the Covid crisis, the next big crisis has started in Europe. How should the companies prepare for the near future?

Crises are all very different in nature, but the ways to survive them are luckily very similar. These are the crucial things very company should establish and prepare for.

1. Every company should have a crisis organization or a crisis management team (CMT) established or at least thought out. 

2. Communication capability has to be a priority, in crisis and in normal life. If comms are not strong in everyday business, it has to be beefed up well before it is needed in a crisis situation.

3. Best decisions are made with a good situational picture. If the situational picture is not a part of everyday business, it should be. During a crisis it is a fundamental part of crisis management and it should be at every key personnel's disposal, at all times.

4. You may need extra hands during the crisis. it is well worth it to map out what kind of help might be needed during a crisis. It can be anything from advising to extra pair of hands in comms team.

If You need help with preparedness, call Gestion. 

Juuri kun olemme pääsemässä eroon koronakriisistä, on seuraava kriisi eskaloitumassa Euroopassa. Miten yrityksen kannattaisi varautua?

Kriisit ovat keskenään hyvin erilaisia, mutta selviytymiskeinot ovat onneksi melko samanlaisia. Jokaiseen skenaarioon varautuminen on mahdotonta ja sen vuoksi on hyvä etsiä ne keinot, jotka soveltuvat jokaisen kriisin hoitoon.

1.
Jokaisessa yrityksessä pitäisi olla mietittynä organisaatio, jolla kriisitilannetta hoidetaan. Hyvä alku on käydä asia suullisesti läpi avainhenkilöiden kanssa.

"Jos kriisi alkaa, minä johdan toimintaa ja X vastaa viestinnästä. Y avustaa minua ja Z X:ää. Kokoonnutaan pari kertaa päivässä Teamsissa tai neukkarissa miettimään toimenpiteitä. Tiivistetään tapaamistahtia, jos kriisi eskaloituu."

2.
Viestinnän asema pitää olla erityisen vahva kriisitilanteissa. Jos viestinnällä ei ole vahvaa roolia päivittäisessä toiminnassa, pitää asemaa alkaa pönkittämään hyvissä ajoin.

"X otetaan mukaan jokaiseen palaveriin, jossa toimenpiteitä mietitään. X:n mielipidettä kysytään kriisin aikana lähes jokaiseen asiaan, jotta vältetään pahimmat viestinnälliset mokat eikä eskaloida tilannetta turhaan."

3.
Parhaat päätökset tehdään hyvän tilannekuvan perusteella. Jos tilannekuvaa ei ylläpidetä normaaliaikana, kannattaa sitä ehkä alkaa ylläpitämään. Kriisitilanteessa viimeistään pitää tilannekuvaa kerätä kaikista relevanteista lähteistä ja tilannekuva pitää olla kaikkien avainhenkilöiden käytettävissä.

"Pidetään tilannekuvaa Teamsissa, jossa kaikki voivat sitä lukea. X laatii taulukon, johon tietoja kerätään ja muutkin voivat sinne relevantteja tietoja lisätä. Taulukkoa käytetään erityisesti päivittäisissä tilannepalavereissa päätöksenteon pohjana."

4.
Kriiseissä saattavat omat kädet loppua kesken. On hyvä selvittää ajoissa mistä lisäosaamista tai -apua on saatavissa. Ulkopuolinen arvio on usein tarpeen tilanteen alussa tilannearvion tekemisessä ja viestinnän linjauksien miettimisessä. Viestinnän tekemiseen voi tarvita myös lisäkäsiä.

Lisäosaaminen ja -apu ovat tarpeen erityisesti, jos yrityksessä ei ole X:ää eikä Y:tä, jolle hommia delegoida. Silloin voit ottaa yhteyttä esim. Gestioniin, josta apuja on saatavissa.
​

"Husin hallitus aikoo peruuttaa hoitajille luvatut satojen eurojen lisät – ”Kukaan ei elä kiitos­korteilla”, sanoo väsynyt hoitaja" ​uutisoi Helsingin Sanomat 19.12.2021. Tällaiset uutiset muistuttavat siitä, että kriisi on aina mahdollisuus. 

Kriisi on mahdollisuus tehdä jotain hyvää ja jotain oikein. Mainekriiseistä ja usein muistakin kriiseistä päästään eroon tekemällä oikeita ja oikeasuhtaisia tekoja oikeaan aikaan. Viestinnän keinoin niistä pitää kertoa tärkeille sidosryhmille niin, että teot ymmärretään oikein. Näin organisaatio toivottavasti selviää kriisistä mahdollisimman vähin vaurioin. 

Kriisi on mahdollisuus lujittaa yhteishenkeä ja parantaa työnantajakuvaa. Organisaation johdolla on kriisin aikana tilaisuus näyttää työntekijöilleen, että sitoutuminen kannattaa. Kriisi on mahdollisuus elää todeksi kaikki ne juhlavat lauseet ja linjaukset, joita strategioissa ja muissa ylätason papereissa on työntekijöille vuosien aikana kerrottu. 

Mutta kriisi on myös mahdollisuus romuttaa monta hyvää asiaa, joita on normaaliaikana saatu aikaan. Etenkin henkilöstön sitoutumisen heikentyminen on organisaation kannalta erittäin huono asia. Organisaation pitää pystyä toimimaan kriisin jälkeenkin eikä henkilöstön tärkeyttä voi väheksyä. 

Hybridiuhat ovat nousseet esille julkisuudessa viime aikoina erityisesti Valko-Venäjän ja Puolan rajan tapahtumien kautta. Valko-Venäjää on syytetty siirtolaisten käyttämisestä aseena hybridisodassa Euroopan unionia vastaan.

Sodankäynnin kontekstissa hybridillä tarkoitetaan kohteeseen vaikuttamista myös muillakin tavoilla kuin perinteisellä asevaikutuksella. Hybridisodan osapuolet voivat olla valtiollisia tai ei-valtiollisia toimijoita, kuten esimerkiksi terroristiryhmiä. Hybridisodan ja hybridivaikuttamisen keinoja voivat olla vaikkapa informaatiolla vaikuttaminen, propagandan välittäminen sosiaalisessa mediassa tai jopa Facebook-ryhmien perustaminen toisen valtion asukkaiden käyttöön. 

Samoin kuin valtion fyysisiä rajoja pitää puolustaa tarvittaessa, pitää myös kansallisia intressejä ja turvallisuutta puolustaa tietoverkkojen kautta tehtäviä hyökkäyksiä ja haitallista vaikuttamista vastaan. Mikään määrä uusia hävittäjiä ei estä esimerkiksi kriittistä tietoliikenneinfraa vastaan tehtyjä kyberhyökkäyksiä. Suomessa onkin viime vuosina tehty paljon toimia kyberpuolustuskyvyn kasvattamiseksi.
 
​
Miten hybridiuhat pitäisi ottaa huomioon yrityksissä?

Hybridiuhat eivät siis kosketa pelkästään valtioiden välisiä suhteita vaan myös yksityisten toimijoiden pitäisi olla tietoisia näistä vaaroista. Hybridiuhkia voi olla hankala kirjoittaa auki yrityksen varautumissuunnitelmiin, koska aihealue on vielä kohtuullisen uusi eikä termi ole vielä täysin vakiintunut yritysten turvallisuuskäsitteistössä.

Parhaiten yritys varautuu kaikkia uhkia vastaan laittamalla oman havainnointikyvyn, kriisijohtamisen, kriisiviestinnän ja tilannekuvatoiminnot kuntoon. Jos näissä on parantamisen varaa, ota yhteyttä Gestioniin.

Jos yrityksen varautumistyössä ei ole suoraan nähtävissä hybridiuhkaa, kannattaa asia kuitenkin huomioida jollain tavalla. Yksi hyvä tapa on laittaa hybridiuhista maininta yrityksen kriisisuunnitelman liitteinä oleviin kriisijohtajan ja kriisiviestinnän muistilistoihin. Näin kriisitoimia johtavien henkilöiden putkinäkö levenee hiukan stressaavan tilanteen keskellä ja he muistavat, että tilanteeseen voi liittyä muutakin, kuin miltä ensi näkemältä vaikuttaa.

Hybridiuhkaa voi olla vaikea hahmottaa. Erityisen herkkänä hybridiuhalle kannattaa kuitenkin olla, jos meneillään olevaan poikkeukselliseen tilanteeseen tai kriisiin liittyy kyberulottuvuus. Jos kyseessä on esimerkiksi tietomurto, jonka yhteydessä on anastettu arkaluontoisia tietoja, kannattaa arvuutella tekijän motivaatiota. Miksi tietomurto kohdistui juuri näihin tietoihin? Onko tällä tapauksella kenties yhteys johonkin toisessa organisaatiossa aiemmin tapahtuneeseen tietomurtoon? Onko käynnissä joku yhteiskunnallinen tapahtuma, johon anastetut tiedot voisivat liittyä?

Voiko tilanteeseen liittyä informaatiovaikuttamista? Yrittääkö joku vaikuttaa organisaation toimintaan tai organisaatiota kohtaan tunnettuun luottamukseen? Onko anastettujen tietojen joukossa sellaista tietoa, jota voi hyödyntää myöhemmin jotain toista kohdetta vastaan? Informaatiovaikuttamista voi olla vaikea huomata, koska siinä käytettävät keinot ja tarkoitusperät saattavat olla hyvin piilotettuja. 

Informaatiovaikuttamisen hahmottaminen voi olla helpompaa, jos keskittyy vaikuttamisessa käytettävän tiedon sijasta vaikuttamisen kohteeseen. Miksi johonkin tiettyyn ihmisryhmään tai kohteeseen halutaan vaikuttaa? Mikä kohteena olevien ihmisten asemassa, identiteetissä tai ajattelussa on sellaista, jonka vuoksi juuri heihin halutaan vaikuttaa? Mikä yrityksen toiminnassa, yhteiskunnallisessa roolissa tai asiakkaissa on sellaista, että yritys päätyy mukaan informaatio- tai hybridivaikuttamisen verkkoon?
​

Miten toimitaan, jos hybridiuhka konkretisoituu?

Hybridiuhkatilanteen osalliseksi joutuminen saattaa olla kiusallista yrityksen johdolle. Mainekriisi tuntuu nostavan päätään ja asiasta ollaan mieluummin hiljaa kuin kerrotaan julkisuuteen. Yhteydenotto viranomaisiin pelottaa eikä asiaan haluta sotkea ketään ulkopuolista. 

Yksi perusperiaatteista kriisitilanteen johtamisessa on se, että tilanteeseen ei saa suhtautua välinpitämättömästi. Hybridiuhka- ja kybertilanteissa voi tulla kiusaus painaa juttu villaisella ja toivoa, että juttu poistuu itsestään päiväjärjestyksestä. Tällainen suhtautuminen voi kuitenkin lyödä kovaa takaisin korville.

Video:
Hybrid Threats
Council of the EU, 2016

​I was asked a very good question at the JCI Finland Leadership Academy.

What is enough in terms of preparedness, especially when there is a lot of other things to do, and resources are limited?

The level of required preparedness varies from one industry to another, but every organization should be prepared in crisis management, crisis communication and situational awareness. Crisis management is the most important element and communication is the most visible element. 

Crisis manager should know what she or he is doing and who should be involved when the crisis hits. Crisis management team (CMT) should be established in advance even though it hasn’t trained together before.

At minimum management, communication and situational awareness measures are needed in every crisis. A well prepared crisis manager is able to hand out all necessary assignments to the members of the CMT, even though the members haven’t been training at all. All the assignments should be handed out according to the normal lines of duty as much as possible. But remember that all crisis efforts require certain amount of improvisation. 

The personal know-how and attitude of the crisis manager and the members of the CMT are the most important factors which will impact the outcome of the crisis. Personal knowledge should be gathered and it doesn’t have to be based on any one organization. All the crises can dealt with similar tools and principles. If you can handle crisis efforts in one organization, you can do it in another organization as well.
 
Crisis efforts should be practiced and personal knowledge should be gathered. Training doesn’t have to be massive. Small rehearsals can also be beneficial. Too many think that crisis training is something you do once every two years. But the personnel and the times change all the time! You don’t train sports once a year and expect good results.

Gestion offers crisis training and online courses for individual skills. If you are not sure how to start preparedness work or training, contact petri.launiainen@gestion.fi tai puh. +358415331371.