Mitä pitää ihan oikeasti tehdä, kun alkaa tapahtua?

Kun kriisi osuu kohdalle, se harvoin osuu sopivaan aikaan. Harvoin se osuu edes työajalle. Vain muutamia kertoja kohdalleni sattui poliisioperaatioita, jotka alkoivat ja päättyivät sopivasti työvuoron puitteissa. 

Yritysmaailmassakin kriisi alkaa usein hetkellä, jolloin puolet avainhenkilöistä on matkoilla ja uusi toimitusjohtajakin on ollut töissä vain pari viikkoa. Eniten esiintymiskoulutusta saanut johtaja on jossain poissa pelistä eikä ole lainkaan selvää, kuka häntä voisi parhaiten tuurata. Silti organisaation pitäisi aloittaa tehokkaat toimet kriisin hallitsemiseksi. 

Tässä kirjoituksessa käyn läpi ne askeleet, jotka organisaation ja etenkin tilannetta johtavan henkilön täytyy tehdä kriisin alussa ja aikana. Oli tilanne millainen tahansa, näillä askeleilla onnistumisen mahdollisuudet paranevat. 

Joku ottaa johdon. Nopeasti pitää hahmottaa kuka toimintaa johtaa, ellei se ole organisaatiossa täysin selvää muutenkin. Jos kriisitoimien johtohahmosta alkaa tulla erimielisyyksiä, pitää jonkun osoittaa rohkeutta ja aloittaa kriisitoimien järjestely.

Kasaa kriisiryhmä. Varmista, että paikalla ovat kaikki ne, joita tilanteen hoidossa tarvitaan. Ylimääräisiä henkilöitä ei tarvita.

Ilmoita kaikille kuka johtaa. Jos sinä sait tai otit kriisijohtajan epäkiitollisen tehtävän, ilmoita kaikille johtavasi tilannetta. 

Hahmota iso kuva. Mitkä ovat oleellisia asioita ja mitkä eivät? Keskity vain olennaisiin. Sellaisia ovat esimerkiksi ne kuumat kysymykset, joita sidosryhmillä nousee tilanteen vuoksi. Huomioi mm. syyttävä sormi, lisävahinkojen estäminen, maineuhat ja toimintaedellytysten turvaaminen.

Kerro kaikille minkä suunnitelman mukaan nyt mennään. Vaikka organisaatiolla on hyvät suunnitelmat kaapissa, eivät ne välttämättä sovellu juuri tähän kriisiin. Mikäli suunnitelmassa on käyttökelpoisia asioita, anna jollekin tehtäväksi poimia ne suunnitelmasta ja esitellä sinulle asap. Muodosta näistä ja yleisestä improvisoinnista suunnitelma etenemisestä ja kerro se kaikille. 

Delegoi ja anna tehtäviä. Pyri hahmottamaan nopeasti mitkä toimet pitää tehdä heti. Sinulla ei ole käytössäsi välttämättä kovin paljon porukkaa, joten joudut miettimään prioriteetin hoidettaville asioille.

Keskity johtamiseen. Johtaminen ei ole teknistä tekemistä. Se on mahdollisimman hyvän tiedon perusteella tehtäviä päätöksiä ja linjauksia. Ole käytettävissä, pidä itsesi vapaana teknisestä suorittamisesta. 

Pidä määräaikaispalavereita. Kasaa avainhenkilöt tasaisin väliajoin saman pöydän (tai teamsin) ääreen. Nopeasti etenevässä tilanteessa määräaikaispalavereita pidetään useammin ja hitaasti etenevässä harvemmin.

Määritä viestinnälliset toimenpiteet. Anna viestintäjohtajalle tai -päällikölle tehtäväksi suunnitella viestinnän toteuttaminen. Hyväksy viestit esittelystä ja varmista, että viestit lähtevät eetteriin.

Spokesperson. Varmista, että organisaatiolla on joku, joka antaa lausuntoja tapahtuneesta. Vaikka mitään ei vielä oikein osattaisi sanoakaan, pitää jonkun olla toimittajien tavoitettavissa. Kerrotaan mitä voidaan ja jos ei voida kertoa, perustellaan miksi.

Määritä missä kanavissa ja millä välineillä toimitaan. Jos mahdollista, laita joku miettimään käytettävät viestikanavat, organisaation sisällä ja ulospäin. Kun kanavat ja toimintatavat ovat selvillä, kerro ne kaikille. 

Pidä tapahtumapäiväkirjaa. Anna jollekin tehtäväksi pitää kirjaa kaikista tehdyistä linjauksista, toimenpiteistä, antamistasi tehtävistä ja viestinnällisistä toimenpiteistä.

Pyydä kuittaukset. Varmista tehtävien ja viestin perillemeno pyytämällä kuittaukset. Aina.

Päivitä tilannekuvaa jatkuvasti. Tilannekuva ei ole yksittäisellä hetkellä otettu kuva tilanteesta. Se on alati elävä ja moniulotteinen kuva tilanteesta, joka vaatii tiedon vastaanottamista ja hakemista. Paras tilannekuva syntyy tiiviillä kommunikaatiolla toiminnassa mukana olevien kanssa. Valitse tiedonlähteet ja tapa, jolla haluat niistä tietoa.

Kun tilanne kuumenee, pää kylmenee. Älä hätäile. Hengitä. Syö. Juo. Pidä itsesi ja muut toimintakykyisenä.

Petri Launiainen